ผู้นำในการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายในองค์กร ต้องเข้าใจธรรมชาติของการเปลี่ยนแปลง กระบวนการบริหารเปลี่ยนแปลง และการวางบทบาทในการจัดการการเปลี่ยนแปลงซึ่งต้องสามารถตัดสินใจเลือกวิธีการที่เหมาะสม มาใช้ในการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น อันประกอบไปด้วย กลยุทธ์ในการบริหาร 3 ขั้นตอน กับการบริหารการเปลี่ยนแปลงใน 3 ช่วงกลยุทธ์
1) ขั้นตอนการละลายพฤติกรรมเดิมขององค์กร (Unfreeze) ละลายรูปแบบพฤติกรรมขององค์การ ระบบเดิมที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน จัดสภาพแวดล้อมใหม่ให้รู้สึกมั่นคง การจูงใจในเชิงบวก โดยการกำหนดค่านิยมและวัฒนธรรมองค์กร และจัดสร้างกระบวนการไปสู่การปฏิบัติ เพื่อกระตุ้นบุคลากรในองค์กรให้ปรับตัวตามเป้าหมายของการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบ โดยในช่วงนี้จะใช้เวลาประมาณ 1-3 ปี
2) ขั้นตอนการเปลี่ยนผ่านไปสู่ความท้าทาย (Transition) เปลี่ยนพฤติกรรม พัฒนาความสามารถ เสริมความชำนาญให้มีประสิทธิภาพ การทำให้เกิดกระบวนการเรียนรู้พฤติกรรมใหม่โดยการนำเป้าหมายองค์กรทั้งวิสัยทัศน์ พันธกิจ แผนยุทธศาสตร์ มากำหนดเป็นคุณค่าองค์กร (Value Proposition) และขับเคลื่อนตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ในกระบวนการในการบริหารการเปลี่ยนแปลง โดยพัฒนาผู้นำการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง เพื่อขับเคลื่อนไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ มักจะใช้เวลาในช่วงนี้ประมาณ 3-5 ปี จนสามารถวัดผลการดำเนินการได้
3) ขั้นตอนการผนึกแข็งรูปลักษณ์องค์กรใหม่ (Refreeze) มุ่งให้พฤติกรรมใหม่ที่ได้เปลี่ยนแปลงแล้วดำรงอยู่อย่างมั่นคงและท้าทายการพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง โดยเทียบเคียงกับผู้เป็นเลิศ (Best Practice Benchmark) ด้วยการทบทวนวิสัยทัศน์ พันธกิจขององค์กร เพื่อเป็นเป้าหมายใหม่ในการบริหารการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นพลวัต (Dynamic)
การบริหารการเปลี่ยนแปลงใน 3 ช่วงกลยุทธ์
1) ช่วงที่ 1 ละลายพฤติกรรมองค์กรเดิมสู่ความท้าทาย (Unfreeze) โดยใช้เครื่องมือการบริหารในการปรับปรุงกระบวนการทำงาน (OPI : Operation Process Improvement) การจัดการความรู้ (KM : Knowledge Management) การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HRM : Human Resource Management) ตลอดจนดำเนินการการปรับปรุงภาพลักษณ์องค์กร (CBI : Corporate Branding Improvement) ซึ่งคาดหวังว่าผลลัพธ์ที่ได้จะสามารถสร้างความเข้าใจ (Understanding) ให้เกิดขึ้นได้ด้วยระบบการสื่อสารภายในองค์กร (Change Information Agent) สร้างบรรยากาศในการทำงาน (Environment) และปรับปรุงขั้นตอนในการปฏิบัติงานตามกฎระเบียบต่างๆ (Rules)
2) ช่วงที่ 2 เปลี่ยนผ่านสู่ความท้าทาย (Transition) โดยใช้เครื่องมือการบริหารปรับปรุงยุทธศาสตร์เพื่อรองรับนโยบายใหม่ได้รวดเร็ว (Speed) กำหนด (Mobility) มาตรฐานการให้บริการที่เป็นเลิศ (Service Blueprint) ขับเคลื่อนองค์กรให้เกิดความคล่องตัว (Agility) การขับเคลื่อนแผนปฏิรูปอย่างเหมาะสม (Rational Act) และติดตามแนวโน้ม (Trend ) เทคโนโลยี เพื่อเสริมสร้างนวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง
3) ช่วงที่ 3 ช่วงผนึกแข็งความท้าทาย (Refreeze) ภายใต้แนวติด Look Forward on Challengeเพื่อพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่องระยะ 5-10 ปี โดยใช้เครื่องมือในการบริหาร กำหนดรูปแบบการบริหารองค์กรใหม่ (New Business Model) รวมถึงแนวทางการวิเคราะห์ช่องว่างในองค์กร (Portfolio-Gap Analysis) โดยดำเนินการเทียบเคียงกับผู้เป็นเลิศ (Best Practice Benchmark) โดยมีแผนงานที่เกี่ยวข้อง โดยคาดหวังว่าผลลัพธ์ที่จะได้จากการดำเนินการในการกระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง ด้วยการกำหนด Value Proposition (Desire state) การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมองค์กร (Transition and Behavior Management) ระบบการสื่อสารภายใน – ภายนอกองค์กร (Communication) การใช้กระบวนการและเครื่องมือที่เหมาะสม (Process and Tools) การเรียนรู้ (Learning) การวัดผล (Measurement) และการยกย่องชมเชยและการให้รางวัล (Recognition – Reward)