แนวคิดเรื่อง 4Ds Step
4Ds Step เป็นกรอบในการกำหนดกลไกด้วยกิจกรรมที่สามารถดำเนินการได้ทั้งในระดับกลุ่มและระดับรายบุคคล โดยแนวคิดนี้ จะช่วยในการขับเคลื่อนประเภทกิจกรรมกลุ่ม (CoP-Focus Group) มีรายละเอียด ดังนี้
- Define หมายถึง การประเมินองค์ประกอบที่มีผลต่อการเปลี่ยนแปลง เช่น การค้นหาความรู้ที่จำเป็นขององค์กร โดยการประเมินต้องดำเนินการทั้ง 4 ด้าน ได้แก่ ด้านทักษะความรู้ ด้านสิ่งแวดล้อม ด้านเป้าหมายขององค์กร และด้านการสื่อสารภายในองค์กร
- Deploy หมายถึง การกำหนดเป็นนโยบายขององค์กรให้มีการสื่อสารทุกระดับ กล่าวคือ การดำเนินกิจกรรม KM ควรถูกกำหนดเป็นนโยบายขององค์กรอย่างชัดเจน กำหนดกลไกการสื่อสารภายในองค์กร (Internal Communication Machanism) อย่างเป็นระบบ โดยผู้บริหารต้องให้ความสำคัญด้วยการมีส่วนร่วมในการส่งเสริมและสื่อสารข้อมูลต่างๆ ให้ลงไปถึงระดับกลุ่มและบุคคล
- Driven หมายถึง การสร้างแรงเสริม โดยองค์กรควรกำหนดเป็นนโยบายในการกระตุ้นส่งเสริมการดำเนินกิจกรรมด้วยวิธีการต่างๆ เช่น การสนับสนุนงบประมาณในการจัดกิจกรรมที่ส่งเสริมการจัดการความรู้ การวัดผลการดำเนินกิจกรรมว่าเป็นไปตามตัวชี้วัดหรือไม่ และนำไปเชื่อมโยงกับการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Appraisal) ซึ่งการสร้างแรงเสริมจะต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องและเป็นระบบ
- Deepen หมายถึง การสร้างหลักประกันให้เกิดความต่อเนื่อง จากการดำเนินการตั้งแต่ Define Deploy และ Driven อย่างต่อเนื่อง จะทำให้เกิดวัฒนธรรมในการเรียนรู้และแลกเปลี่ยนความคิดเห็นภายในองค์กร เกิดความต่อเนื่องของการนำ (The continuity of leadership) ทำให้การขับเคลื่อนด้วยการสนับสนุนของโครงสร้าง 3D แรกเป็นไปอย่างต่อเนื่อง รวมทั้งเกิดความต่อเนื่องของสมาชิก (The continuity of team member) ช่วยให้เกิดการสื่อสารย่อยซึ่งเป็นพื้นฐานของการถ่ายทอดนโยบาย