วงจรการจัดการความรู้ในองค์กร 7 ขั้นตอน
การดำเนินงานด้านการจัดการความรู้นั้น ได้มุ่งเข้าสู่การดำเนินงานตาม D ตัวสุดท้าย คือ Deepen ที่เน้นการจัดการความรู้ในแนวลึก และการจัดการความรู้อย่างเป็นระบบด้วยวงจรการจัดการความรู้ในองค์กร 7 ขั้นตอน เพื่อจัดการองค์ความรู้ (Knowledge Contents) ที่ปรากฏอยู่แล้วในรูปของความรู้ที่ฝังในตัวบุคคล (Tacit Knowledge) ไปสู่การเผยแพร่ให้เป็นองค์ความรู้ที่รับทราบโดยทั่ว (Explicit Knowledge) ดังนี้
1. การบ่งชี้ความรู้ (Knowledge Identification) คือ การกำหนดความรู้หลักที่จำเป็นต่องานหรือกิจกรรมขององค์กร อาจเริ่มจากการตั้งคำถามเหล่านี้
- วิสัยทัศน์/พันธกิจ/เป้าหมายคืออะไร
- เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย จำเป็นต้องรู้อะไร
- ขณะนี้มีความรู้อะไรบ้าง
- ความรู้เหล่านั้นอยู่ในรูปแบบใด และอยู่ที่ใคร
2. การสร้างและแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation & Acquisition) คือ การสร้างความรู้หรือแสวงหาความรู้ที่จำเป็นต่อการดำเนินงานทั้งประเภทความรู้ฝังลึก (Tacit) และความรู้ชัดแจ้ง (Explicit) จากทั้งภายในและภายนอกองค์กรด้วยวิธีการต่างๆ เช่น การค้นคว้าวิจัย จากเอกสารตำรา จากการสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญ ฯลฯ
3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization) คือ การนำความรู้ที่รวบรวมมาจัดหมวดหมู่ แบ่งประเภทของความรู้เพื่อจัดทำให้ง่าย เป็นระบบ สะดวกต่อการค้นหาและใช้งาน เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสําหรับการเก็บความรู้อย่างเป็นระบบในอนาคต
4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification & Refinement) คือ การประมวลความรู้ให้อยู่ในรูปแบบและภาษาที่เข้าใจง่ายและใช้ได้ง่าย ซึ่งอาจทําได้หลายลักษณะ เช่น การจัดทําหรือปรับปรุงรูปแบบของเอกสารให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งองค์กร ซึ่งจะช่วยทําให้การป้อนข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ การจัดเก็บ การค้นหา และการใช้ข้อมูลทําได้สะดวก และรวดเร็ว การใช้ภาษาเดียวกันทั่วทั้งองค์กร เช่น การนิยามคําจํากัดความหรือความหมายของคําต่างๆ ที่แต่ละหน่วยงานใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกัน
5. การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Access) คือ การให้บุคลากรสามารถเข้าถึงความรู้ต่างๆ ได้โดยสะดวก รวดเร็วและทั่วถึง เช่น การจัดเก็บในฐานความรู้หรือในเว็บไซต์ของหน่วยงาน การจัดเก็บในห้องสมุดหรือมุมเรียนรู้ รวมทั้งการนําเสนอประชาสัมพันธ์ในรูปแบบต่างๆ เป็นต้น
6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Sharing) คือ การจัดให้บุคลากรของหน่วยงานได้มีโอกาสพบปะแลกเปลี่ยนความรู้ ซึ่งสามารถทำผ่านกิจกรรมที่หลากหลาย เช่น ทีมข้ามสายงาน ชุมชนนักปฏิบัติ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ กิจกรรม KM DAY ฯลฯ ซึ่งอาจใช้เทคโนโลยีการสื่อสารเพื่อช่วยในการแลกเปลี่ยนความรู้
7. การเรียนรู้ (Learning) คือ การที่บุคลากรได้รับความรู้หรือประสบการณ์ใหม่ มีการนําความรู้ไปใช้ประโยชน์ในการปฏิบัติงาน และอาจส่งผลต่อยอดองค์ความรู้ไปพัฒนาต่อไปเพื่อให้เกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ในการพัฒนา ปรับปรุงงาน หรือการสร้างนวัตกรรมในการทำงาน